プライバシーポリシー

株式会社キステム（以下、「当社」といいます。）は、多岐に亘る事業を展開しており、多くの個人情報及び特定個人情報等を取扱っております。これらの情報を適切に保護することが、企業としての社会的責務と考え次の取組みを推進します。

役員及び社員等に対する継続的な教育研修を実施するとともに、個人情報及び特定個人情報等を扱う部門毎に管理責任者を定め個人情報の適切な管理に努めます。
個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに対しては必要かつ適切な安全対策、防止及び是正処置を講じます。
お客さま及び従業員の個人情報は、あらかじめご了解いただいた範囲内で、特定個人情報については、法令に定める範囲内で取扱います。利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）は行いません。また、目的外利用を行わないために適切な管理策を行います。
個人情報を本人の同意を得た場合または法令により許可されている場合を除き、業務の外注・委託先以外の第三者に提供いたしません。特定個人情報等については、法令により許可されている場合を除き、提供いたしません。
個人情報及び特定個人情報等を扱う業務を外注・委託する場合は、十分な保護水準を満たす外注・委託業者を選定し、契約等により適切な安全措置を講じます。
個人情報保護及び特定個人情報の保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。
プライバシーポリシーあるいは個人情報及び特定個人情報に関する照会、訂正などを希望される場合や苦情、相談については、別に定める窓口にて対応いたします。

2022年10月1日制定
2025年1月1日改定

株式会社キステム
代表取締役社長　有居正仁

個人情報及び特定個人情報の利用目的について

当社が業務を外注・委託されたことに伴い、お預かりする個人情報
［利用目的］施工業務や販売取次などの当該業務を行うために利用するものとします。
当社が製品・サービス等を提供する際に取得する個人情報
［利用目的］業務上必要なご連絡、契約の履行、商談等のためまた取引先情報の管理のために利用するものとします。
当社が主催・出展するイベントへご参加、ご来場いただいた方に関する個人情報
［利用目的］そのサービス及びそれに関連するイベントのご案内のために利用するものとします。
株主様（株主が法人の場合はその役職員の皆様）に関する個人情報
［利用目的］会社法に基づく権利の行使・義務の履行、各種法令に基づく記録作成など株主様の管理のために利用するものとします。
当社への採用選考にエントリーする方、当社の採用に関する情報の提供を希望する方に関する個人情報
［利用目的］採用・募集活動応募者様への連絡・情報提供、その他採用・募集活動に必要な利用するものとします。
一般に市販、公表されている書籍、ホームページ等から取得する個人情報
［利用目的］当社の事業やイベントのご案内のために利用するものとします。
当社へ来社される方に関する個人情報
［利用目的］当社へのご来社時の入退管理のために利用するものとします。
当社へお問合せいただいた方に関する個人情報
［利用目的］当該お問合せ内容の確認、回答のために利用するものとします。
当社が明示した利用目的にご同意いただいた上で取得した個人情報
［利用目的］その利用目的のために利用するものとします。
当社がお預かりする特定個人情報等（個人番号を含む）
［利用目的］別表「個人番号取扱事務一覧」をご覧ください

個人情報及び特定個人情報の取扱について

当社ウェブサイトにおける個人情報の取扱い
当ウェブサイトでは、お客様の個人情報保護の為、受付フォーム等においてSSL（Secure Sockets Layer protocol）暗号化通信を利用しております。
個人情報の共同利用について
1. 全社人財データベース（ＤＢ）に係る個人情報
  - 共同利用の目的：人財情報を活用し、グループ全社の最適な人財配置・育成強化を行うため
  - 共同利用者の範囲：エクシオグループ株式会社及び全グループ会社（日本国内の会社に限る）
  - 共同利用する個人データの項目：氏名、年齢、勤続年数、所属発令日、社員区分、職能資格、入社年月日、発令履歴、会社名、所属組織名、役職、社員コード、メールアドレス、保有資格
  - 共同利用に関する責任者：株式会社キステム総務部個人情報取扱責任者
個人情報の第三者提供について
当社は、事業実施のために取得した個人情報を第三者に提供する場合があります。その際に提供する個人情報は、事前に提供先と提供目的、提供する項目等を明示し、ご本人に同意いただいたものに限ります。また、上記以外の目的でお預かりした個人情報について、以下の場合を除き第三者への提供は行いません。
- 法令により提供を求められた場合
- 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進の為に特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
委託について
当社は、個人情報の取り扱いを外部に委託する場合、当社が定める個人情報保護水準を満たす事業者を選定して委託を行い、適切な取り扱いが行われるよう監督します。

安全管理措置について

（プライバシーポリシーの策定）

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本ポリシーを策定しています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人情報保護規程」及び「個人情報取扱規則」を策定しています。

（組織的安全管理措置）

個人データの取扱いに関する事務取扱責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人事務取扱責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

（人的安全管理措置）

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（物理的安全管理措置）

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（外国における個人情報の取扱の委託）

当社は個人データの海外への委託は行っておりません。

個人情報の開示や利用停止に関する手続きについて

利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止について、当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

開示等の求めの受付
1. 当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、所定の用紙にご記入のうえ、以下の宛先までご郵送ください。
  - 用紙は下記の様式をご使用ください。
    様式１０（個人情報の開示・訂正・利用停止等の申請書）
    様式１１（委任状（代理人による個人情報の請求について））
2. 本人確認のため、以下の書類を(1)「所定の用紙」とともに郵送ください。
  ※いずれか1点で、有効期限内のもの
  - 運転免許証
  - 各種保険証
  - 身体障害者手帳
  - 住民票
  - その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類
3. 代理人の方が手続きをされる場合は、(1)「所定の用紙」、(2)「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送ください。
  - 委任状（代理人による個人情報の請求について）
  - 代理人本人の本人確認書類（（2）と同様）
4. 委任状　記入時の注意事項
  - 該当する請求事項の□欄にレ印を記載してください。
  - 代理人により開示等を申請する場合は、「申請理由」欄にその旨を明記し、委任状を添付してください。
  - その場合、「住所又は会社名」欄、「氏名」欄は、開示等を申請する者について記載してください。
5. 申請書類の送付先
  〒110-0016　東京都台東区台東2丁目２７番３号　ＮＳＫビル５階
  株式会社キステム　総務部　個人情報問合せ窓口　TEL：03-3834-3920
6. 手数料は無料です。
受付後の当社の対応について
申請内容について検討の上、対応いたします。
以下の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。
- 人の生命、身体又は財産その他の権利利益を保護するため必要な場合
- 当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
- 国又は地方公共団体の法令に定める事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
検討結果の連絡当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なく連絡いたします。
- 当社所定の様式にてご回答いたします。（書面の郵送）
- 個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止等、追加の確認等が必要となる場合は、電話またはメールをさせていただく場合がございます。
- 委任された代理人によるご請求の場合であっても、回答は原則ご本人に書面により通知させていただきます。
- 書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所といたします。
- ご提出いただいた書類は返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。

プライバシーポリシーあるいは個人情報の取り扱い等に関するお問い合わせ窓口

当社のプライバシーポリシーあるいは個人情報の取り扱い等に関する苦情・相談・開示等のご意見、ご質問がございましたら、下記窓口までご連絡くださいますようお願いいたします。

お電話による場合

窓口名：株式会社キステム　総務部　個人情報問い合わせ受付
電話番号：03-3834-3920　（本社　代表）
受付時間：月曜日～金曜日　9：00～17：30
（年末年始・祝日・当社が別途定める休日を除く）

電子メールによる場合

窓口名：株式会社キステム　総務部　個人情報問い合わせ窓口
E-mail：kysstem-soum@one.exeo.co.jp

お問合せにあたり、必要事項を記入いただけなかった場合は、回答を提示出来ない場合があります。